[근로기준법] 근로계약서 필수 기재사항과 작성 시 유의점

1. 근로계약서의 법적 의의와 작성 의무

근로계약서는 사업주와 근로자 간의 근로관계를 명확히 하기 위한 법적 문서로서, 근로기준법 제17조 및 제93조에 따라 작성이 의무화되어 있습니다.
근로자는 계약 체결 이전에 자신의 근로조건을 명확히 이해할 권리가 있으며, 사용자는 이에 대해 성실히 설명하고 서면으로 교부해야 할 법적 책임을 가집니다.
법적으로 사용자(사업주)는 근로계약 체결 시 서면으로 근로조건을 명시하고, 이를 교부해야 합니다.
이러한 서면 교부의무를 위반할 경우, 근로기준법 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금이 부과될 수 있습니다.
또한, 구두 계약만으로 근로를 개시하거나 조건을 명확히 설명하지 않은 경우에는 분쟁 발생 시 사용자에게 불리한 해석이 내려지는 것이 원칙입니다.
근로계약서는 단지 입사 시 작성하는 문서가 아니라, 노사 간 권리와 의무를 명확히 하고 향후 분쟁을 예방하기 위한 핵심 관리 문서입니다.
따라서 형식적 작성을 넘어, 법적 요건에 부합하고 실질적 내용을 반영하는 정밀한 작성이 요구됩니다.

근로기준법으로 보는 근로계약서 작성

2. 근로계약서에 반드시 포함해야 할 필수 기재사항

근로기준법 제17조는 사용자가 근로계약을 체결할 때 반드시 서면으로 명시해야 할 필수 기재사항을 정하고 있습니다.
이를 누락할 경우, 계약이 무효가 되거나 사용자가 처벌받을 수 있습니다.
다음은 필수 기재사항 6가지이며, 모두 서면으로 명시되어야 합니다.
1) 근로계약의 기간
기간제 근로자의 경우 반드시 계약 시작일과 종료일을 명시해야 하며, 기간의 정함이 없는 경우에도 그 사실을 명시해야 합니다.
2) 근무 장소 및 종사 업무
근무할 장소(예: 본사, 지점)와 맡게 될 업무(예: 영업, 사무, 생산직 등)를 구체적으로 작성해야 합니다.
3) 근로시간, 휴게시간, 휴일
주당 근로시간, 시작, 종료 시간, 휴게시간, 정기 휴일(주휴일 포함)을 명확히 표기해야 합니다.
4) 임금
임금의 구성 항목(기본급, 수당 등), 계산 방법, 지급 방법(계좌이체 등), 지급일을 명시해야 하며, 최저임금 준수 여부도 반드시 확인해야 합니다.
5) 유급휴가
연차휴가 및 기타 유급휴가의 부여 기준과 사용 방식에 대해 설명하고 명시해야 합니다.
6) 퇴직에 관한 사항
퇴직금 지급 기준(퇴직금 지급 여부, 중간정산 여부 포함) 및 퇴직절차를 포함하여 명확히 작성해야 합니다.
또한, 고용형태, 수습 기간, 계약 해지 조건, 취업규칙 적용 여부 등은 선택적 기재사항이지만, 실무상 반드시 포함하는 것이 권장되며 분쟁 방지에 효과적입니다.

3. 근로계약서 작성 시 자주 발생하는 실수와 주의사항

근로계약서 작성 실무에서는 몇 가지 반복되는 오류와 주의할 점이 존재합니다.
특히 중소사업장에서는 형식적인 계약서 작성이나 미작성이 다수 발생하며, 이는 근로감독 시 중대한 법 위반으로 판단될 수 있습니다.
1) 근로계약서 미작성 또는 구두계약
가장 큰 문제는 아예 계약서를 작성하지 않거나, 입사 직후 서면 없이 근무를 시작하게 하는 경우입니다.
이러한 경우, 분쟁 발생 시 근로자의 주장이 사실로 간주되며, 사용자는 입증 책임을 지게 됩니다.
2) 계약서에 불명확한 표현 사용
"급여는 회사 내규에 따른다"와 같은 문구는 실질 내용을 누락한 것으로 간주되어 법적 효력이 제한됩니다.
임금 항목별 금액, 지급일, 초과근로수당 산정 방식 등을 구체적으로 명시해야 합니다.
3) 수습기간에 대한 오해
수습기간이라도 정식 근로자이며, 최저임금 이하의 임금을 지급하거나 해고에 대한 정당성을 완화해서는 안 됩니다.
수습기간 중 해고 시에도 정당한 사유와 절차가 요구됩니다.
4) 연봉계약서로 대체하는 경우
연봉계약서는 임금 조건만 명시하는 경우가 많아 근로기준법상의 필수 기재사항을 충족하지 못합니다.
따라서 반드시 별도의 근로계약서를 작성하거나, 연봉계약서에 필수사항을 포함시켜야 합니다.
실무적으로는 작성 이후 근로자에게 반드시 계약서를 교부하고, 서명, 날인을 받아 보관해야 하며, 전자계약 시스템도 법적 효력 인정을 받으므로 적극 활용 가능합니다.

4. 계약조건 변경 시의 처리 절차 및 유의사항

근로관계는 업무환경, 경영상황, 근로자의 요청 등에 따라 조건이 변경될 수 있습니다.
이러한 경우, 단순한 구두 동의나 통보로 끝내는 것은 매우 위험하며, 반드시 서면 변경 계약서 작성 또는 별도의 동의서를 통해 변경 내용을 명시해야 합니다.
1) 근로조건 불이익 변경의 제한
근로기준법 제94조에 따라, 근로자에게 불리한 조건으로의 변경은 근로자의 명시적 동의 없이는 무효입니다.
예를 들어, 임금 삭감이나 휴게시간 단축, 직무 하향 조정 등의 변경은 반드시 서면 동의를 받아야 하며, 그렇지 않으면 원래 조건이 유효한 것으로 간주됩니다.
2) 취업규칙 변경과의 관계
취업규칙 변경으로 계약조건이 바뀌는 경우, 근로기준법 제94조에 따라 과반수 근로자의 의견 수렴 및 신고 의무가 존재하며, 개별 근로자에게는 기존 계약보다 불이익하지 않을 것이 요구됩니다.
3) 갱신형 계약직의 주의점
계약직 근로자의 경우 계약 만료 후 재계약을 반복하다가 2년 이상 근무 시 무기계약직으로 전환 의무가 발생합니다.
따라서 계약 변경 시에는 누적 근속기간, 계약 반복 횟수, 업무의 동일성 여부 등을 면밀히 확인해야 합니다.
변경 계약 시 기존 계약서와 새로운 계약서 간 충돌 여부도 반드시 점검해야 하며, 갱신 또는 갱신 거절 여부를 계약서상에 명확히 하는 것이 권장됩니다.

마무리하며

근로계약서의 체계적 관리는 노사관계의 출발점이라 할 수 있습니다.
근로계약서는 단순한 형식 문서가 아닌, 노사관계의 첫 단추이자 핵심적인 법적 근거 문서입니다.
작성 초기부터 법적 요건을 충족하고, 실질적인 업무 조건을 명확히 하는 것이 중요합니다.
이는 근로자의 권리를 보호하는 동시에, 사용자 입장에서 불필요한 분쟁이나 법적 리스크를 예방하는 가장 효율적인 수단이 됩니다.
특히 인사 실무자는 계약 체결, 조건 변경, 갱신, 해지 등 모든 과정에서 근로기준법과 고용노동부의 지침에 부합하도록 관리체계를 구축해야 합니다.
전자계약, 계약서 보관, 개별 계약서와 취업규칙 간 정합성 유지 등도 조직 차원의 지속적인 점검이 필요합니다.
마지막으로, 근로계약서 작성은 단지 법을 지키기 위한 의무가 아니라, 근로자에게 신뢰를 주고, 조직의 신뢰성과 투명성을 드러내는 중요한 경영 전략의 일환이기도 합니다.
법적 필수사항의 충실한 기재와 실무적 합리성이 결합될 때, 근로계약서는 노사 모두에게 든든한 안전장치가 됩니다.